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基于移动端模式的医院行政后勤信息化建设实践与探索
提交者:九鼎医管发表时间:2021-3-15点击次数:8696来源:

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  一、医院行政后勤信息化建设背景
  
  随着综合性医院规模的扩大及信息网络技术的快速发展,医院行政和后勤传统管理模式已经不能适应当前医院管理的需求,如何利用信息化手段,减轻工作人员负担,提升后勤行政效能,探索一条现代化医院管理之路,是当前医院行政后勤管理者面临的重要问题。
  
  青岛大学附属医院始建于1898年,是一所集医疗、教学、科研、预防、保健、康复等功能为一体的省属综合性三级甲等医院。目前,医院市南院区、崂山院区、西海岸院区、市北院区开放床位5057张,共有职工7000余人。当前,传统的纸质、PC端办公方式已经无法满足医院多院区办公的需要,而临床职工繁杂的医疗工作也对便捷化、智慧化行政后勤提出了需求。因此,搭建一个手机、电脑互联互通,系统数据互通互联的智能办公后勤服务平台,也就成为了医院进一步发展,让数据多跑路、员工少迈步的迫切需求。
  
  面对医院各类系统繁多、系统切换频繁的问题,我院使用钉钉APP作为统一移动门户入口,将多种应用整合于一体,实现单点登录,在自建核心业务应用之外,也充分利用钉钉平台自带应用及第三方应用,效果显著。
  
  二、具体应用
  
  (一)报修管理及流程审批模块
  
  针对设备维修时效性强、结果可追溯的特点,医院设计了报修系统。报修人可选择新建工单在钉钉移动端发起报修,填写报修内容,上传现场照片,一键下单。管理人员可选择手动或自动派单,系统自动统计工时,实现了报修流程的闭环管理。通过报修人对接单工人进行评价,保证维修效率及质量。同时系统支持后台统一调度、维修查询、工单统计。系统开发前端使用mui框架,后端采用J2EE架构,接口通过最新JS-SDK工具与钉钉平台相连,既能保证系统运行稳定,又能适应未来进一步升级的需要。
  
  对于一些轻量级、需求简单的审批流程,医院使用钉钉自带审批流程,办公人员可自行开发维护,方便职能部门开展工作。目前医院在钉钉移动端已经上线流程46个,办理业务两万余项。
  
  (二)“学习强院”在线培训
  
  医院传统的继续教育模式往往是现场举办讲座或培训,并通过现场打卡统计考勤。由于现场培训往往在固定时间举行,常常与医务人员的手术、门诊时间相冲突,同时员工参加培训须要付出大量时间与精力,有时甚至会耽误正常医疗工作。医院与浙江某公司共同开发“学习强院”钉钉内设应用,员工可以在线观看教学视频、课件,通过在线考试获取学分,使职工可以通过碎片化时间进行学习,而观看视频或课件后的在线考试也保证了培训质量。除了员工主动学习之外,由于钉钉系统结合了员工的人事信息,教学部门可以根据医务人员的类别主动向各类人员发送培训及考试计划,让员工限期完成,使医院的继续教育管理由被动统计转变为主动管理,起到了良好效果。截至2020年9月,已上线课程831个,职工总学时达到82000h,组织考试47场,让员工培训不再受地域限制。



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  2020年“学习强院”培训使用统计图
  
  (三)移动排班
  
  医院传统的排班方式往往是工作人员手动进行排班和统计,存在着排班复杂、计算繁琐、换班困难等问题。通过移动端的第三方应用系统,工作人员可以一键排班、一键核算排班时间;员工可以随时随地查询自己的上班时间、上班总工时,通过手机便可以提出换班调班申请,方便快捷。当前医院的护理、行政、院领导值班均已采用钉钉内设排班系统,应用科室达二十余个,月均使用人次达一千余次
  
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  2020年8月职工移动办公使用统计图
  
  (四)智能客服
  
  随着医院院区、员工的增多,员工经常反映出现问题不知该去何处查询,对于班车、公积金等一些与职工切身利益密切相关的问题,无法快速查询信息。为更好地服务医院职工,为员工提供一站式信息查询服务平台。利用钉钉内置的智能客服功能,医院推出“青医人”智能客服,为全体职工提供一站式信息查询服务。员工使用“青医人”智能客服,与机器人对话,可通过关键词查询公积金、报销、会议室预约等工作生活中所涉及的知识与内容。如果查询不到,还可以转接人工客服,由相关职能部门提供针对性服务。当前“青医人”已经存储相关信息数十条,服务1000余人次。
  
  (五)职工菜市
  
  针对医院员工反映的医务人员因工作时间长而无暇买菜的实际困难,医院自主设计“职工菜市”小程序并将其集成于钉钉移动端,为医院员工提供蔬菜购买专享通道,享受蔬菜团购价格。职工可以通过钉钉移动端在线选择蔬菜、支付下单,可选择各院区食堂自取或送货上门,由与医院后勤食堂签约的蔬菜配送公司负责蔬菜的调货和送货。自2020年5月功能上线至今,职工共下单182次,极大地方便了员工生活。
  
  (六)工作圈
  
  之前,职工通常习惯于通过微信朋友圈来宣传自己的科室及新技术,但往往不能覆盖全院人员,也容易泄露相关信息、引起不良反响。使用基于钉钉软件的“工作圈”功能发送医院相关信息,既可以保证全院职工观看,又可以保护信息安全。
  
  三、讨论
  
  (一)系统应用现状
  
  随着5G网络和智能手机的普及,移动办公已成为大势所趋。移动办公平台有助于实现智能后勤管理的精细化与标准化,使医院管理从信息化向智能化过渡。截至2020年9月,医院钉钉使用成员为11080人(包含职工、实习学生、规培医护人员等),激活率为96%,日均使用量为9000人次,员工使用普及度较高。
  
  (二)系统应用中的问题和对策
  
  医院应用钉钉或其他移动办公平台时,应该因地制宜,针对医院的具体情况选择合适的移动办公系统。一些复杂、重要的流程应放置于本院OA系统,在移动办公系统中做接口。轻量型的审批可放置于移动平台。由于钉钉平台只提供基本功能,在处理各部门一些更深层次、个性化的管理需求方面,依旧须要聘请团队进行二次开发,才能实现大型医院的精细化管理。
  
  在系统应用与普及的过程中,应在临床科室中积极开展普及培训,在使用中广泛听取用户意见,充分发挥移动端平台轻量化、动态化管理的优势,根据临床需求进行灵活调整。
  
  武汉九鼎顾问是一家集医院绩效、战略、文化、人力资源为一体的医院咨询公司,如有咨询需求请拨打热点:027-82444583,或扫描以下二维码添加客服微信。
  

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