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医院行政档案如何实现信息化管理?
提交者:九鼎医管发表时间:2020-11-2点击次数:88来源:

医院行政管理


  行政档案的管理对于整个医院发展具有重大的意义,如何进行更好的管理,为医院今后更好发展打下坚实的基础非常重要。随着科学技术的不断发展,其已逐渐取代传统人力,在各行各业中发挥着非常重要的作用。在科技大兴的时代背景下,医院行政档案管理已经不能再按照原来的“老路子”走下去,需要不断开拓创新,才能始终与时俱进,提升医院行政档案管理水平。 
  
  一、人性化管理理念下医院行政档案管理的优化方向 
  
  新时代背景下,传统的行政档案管理过程需要借助科学技术的优势进一步优化行政档案管理流程,以创新思维和手段开创新的行政档案管理局面。如今,在人性化管理理念下,医院行政档案管理方向势必要继续坚持以人为本的发展思路,借助科技手段解放人力,使行政档案管理由“人工管理”过渡到“信息化管理”阶段,这是人性化管理理念下医院行政档案管理优化的主要方向。 
  
  二、人性化管理理念下医院行政档案管理的优化内容
  
  因为各大医院的行政档案资料分类有所不同,所以优化内容也不尽相同。为更好地进行分析,笔者将以自己所在的医院为例进行分析,具体如下: 
  
  综合档案室库房共有三大类档案:1.人事档案(本院职工个人档案)。这类档案由综合档案室指导人事科兼职档案员负责规整。2.行政档案。这类档案分类较多,主要分为党群类、行政管理类、科学研究类、基本建设类、设备管理类、医务管理类等等,因为这些档案非常重要,所以由专门的综合档案室负责规整,而且由专人负责管理。3.会计档案(会计凭证、账本):这类档案综合档案室指导由财务人员兼职档案员负责规整。 
  
  上述三种档案类型,行政档案最为重要,内容也最为繁杂,人性化管理理念下,需依靠科技力量对其管理工作进行深度优化,从而进一步解放人力,并提升人的管理工作价值。 


医院管理
  
  三、科学技术对医院行政档案管理的影响 
  
  (一)医院行政档案管理工作的重要性。第一,从个人角度看,医院行政档案管理工作保存医院人员的相关信息和医院组织结构的重要信息,因此非常重要,一旦发生行政纠纷,这些重要的档案资料就成了重要的法律依凭。第二,从医院角度看,行政档案管理工作属于医院整体管理工作的重要组成部分,其工作水平的提升也在很大程度上推动医院整体管理水平的提升。 
  
  (二)从重要性分析科学技术对医院行政档案管理工作的积极影响。第一,档案归档过程愈发细致,资料种类齐全、分类明晰,这为后续的资料查找、检查、借阅等工作奠定了优良基础。第二,纸质档案保存管理情况有所改善,主要表现在许多重要的纸质档案都有相对应的电子档案做备份,从而为了许多重要资料加了“第二道锁”,尤其对重要的印章、签名来说,这样的防护措施往往是非常有效的。第三,对于非常重要的档案(例如重要领导人员信息资料、重要的医院部门资料等等),保密和利用机制往往是非常重要的,运用科学技术,医院行政档案的保密、利用机制愈发完善,重要资料的安全性提升,档案的利用率提升。 
  
  四、人性化管理理念下如何利用科技优化医院行政档案管理工作 
  
  (一)优化档案归档过程。优化档案归档过程共分为以下几点:第一,归档工作交由专门的信息化团队负责,尤其是对大型医院来说,要选择“档案团队+信息化团队”的团队式归档管理方式。第二,归档过程中做好扫描、拍照、记录等工作,使每一份档案的归档过程都有最原始的证据留存,而至于这些扫描的图片資料,则由专门的信息扫描人员专管。 
  
  (二)优化行政档案管理过程。优化行政档案管理过程共分为以下几点:第一,档案要做好分类管理,这里所说的分类并不单纯指将资料按类别放好,而是要通过专业的信息分类软件,按照不同的分类标准对不同资料进行二次整理。第二,利用流程监管软件监管行政档案管理流程,使每一环节都实现 “高效保质、专人专责、分流有序”。 
  
  (三)优化档案的保密、利用机制。优化档案的保密、利用机制共分为以下几点:第一,对于不同档案资料设定不同的保密级别,与之对应的设置不同的管理密钥,尤其对高级别的档案资料来说,管理密钥不仅要定期更新,还要有专人负责。第二,档案利用机制旨在提升档案的利用率,因此最好的方法是结合大数据技术打造“数据挖掘、数据分析、数据利用、数据更新”的新型档案利用机制。 
  
  (四)优化行政档案管理工具。优化行政档案管理工具共分为以下几点:第一,管理工具的选择必须要用心,选择质量好、使用方便的管理工具,这样可以有效提升行政档案管理效率和管理质量,例如行政档案管理软件是自治区档案局统一指导使用的最先进的GD2016 V1.0档案综合管理系统。 
  
  (五)优化人才培养策略和制度化建设工作。1.加强行政档案管理信息化人才建设,为信息化建设提供新思路。21世纪最重要的是人才,而高水平的信息化人才队伍是推动医院行政档案管理信息化建设的重要力量,因此,各大医院都要建立和完善信息化人才队伍建设制度,发挥人才优势,为行政档案管理信息化建设提供新思路、新想法。2.加强行政档案管理制度建设,为信息化建设保驾护航。完善的行政档案管理制度是保障医院行政档案管理信息化建设的重要基础和前提,因此,各大医院要积极研究现有的行政档案管理制度中的不足,认真听取各方建议和意见,落实行政档案管理制度改革办法,从而推动档案信息化建设进程。 
  
  五、结语 
  
  随着科学技术的不断发展,医院行政档案管理工作也迎来了前所未有的发展。基于人性化管理理念,医院行政档案管理工作必须依靠科学技术才能在各个档案管理环节中解放人力,从而更大程度地发挥人的档案管理作用。因此在人性化管理理念下,医院行政档案管理流程需通过科学技术不断优化和完善,从归档、管理、保密和利用、管理等多个方面入手不断创新工作方式,同时加强信息化人才建设和管理制度建设,开创行政档案管理工作新局面,打造“制度管人—人管机器—机器管档案”的现代化医院行政档案管理新模式。 
  
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