医院的行政管理部门主要是指医院的机关和行政管理科室，如院长办公室、党委办公室等。这些行政管理科室自身消耗的各种费用构成了医院的管理费用。医院的管理费用包括行政科室的办公费、电话费、会议费、招待费等。据有关资料统计，我国医院的管理成本占医院总成本的比例约为20%～30%［1］。随着医院业务的不断扩展，医院的管理费用也将呈一个上升的趋势。但如何将医院的管理费用控制在一个相对合理的水平，就必须将管理费用的构成逐项分解，逐个分析，查找原因，找出源头。  
1、案例说明 
我院是西北地区一所三级甲等医院，为了控制医院成本，提高医院管理的效率，我院随机调查了某年3～12月行政科室的电话费，统计分析见表1。表1  我院某年3～12月行政科室电话费统计分析表注  1.通话时间每分钟均按0.15元计算，每月均按20天计算 。
2、根据医院文件，其中教学、医务、设备、院办、基建、财务、党办、护理、后勤、科研共10个科室均按超支额的50%扣款  。
3、资料来源：院总机提供 
统计分析 
从统计表来看，所抽查的21个行政科室中，10个科室均存在电话费超支的现象。从通话时间来看，每部电话日通话时间在5 min以内的，共计9个科室，占行政科室的43%；每部电话日通话时间在10～20 min的，共计1个科室，占行政科室的5%；每部电话日通话时间在20～30 min的，共计6个科室，占行政科室的29%；每部电话日通话时间在30分钟以上的，共计5个科室，占行政科室的23%。其中，每部电话日通话时间最长的高达89.1 min。 
当今社会是一个通讯发达的社会。电话费是每个科室业务开支中必不可少的一部分。科室为了行使行政管理职能，进行必要的沟通与联络是正常的需求。但一旦管理不好，就会滋生大量的私人话费，引发“煲电话粥”的不良现象发生。由于科室话费超支是一个综合因素的结果，它不仅与科室的业务性质、服务对象有关，还与科室总人数、 电话总数密切相关。建议科室主任在考虑本科室业务总量的情况下，严格控制科室话费支出，减少不必要的私人话费，为医院整体谋利益。具体措施如下。 
第一，就院方而言，目前医院对于超支的电话费的处理，是从科室奖金中直接扣除的。对于正常的电话费，医院的财务部门要严格监管，从电话费预算制定的源头开始，实行科学可行的管理制度。 
第二，就科室而言，首先，实行话费超支公开制。由院总机每月通送上月话费超支的科室名单。作为电话超支科室的主任，首先要明确本科室的电话总数及每月的电话费限额。如果月月“榜上有名”，科主任就要考虑是科室业务增加所导致的电话费，还是别的什么原因。如果确实是医院业务开展的需求，那么就需要向院方说明情况，条件允许的话可申请提高限额。如果业务没有什么大的变化，一如往日，那么科主任就要调查，电话部数的安装是否合理必要，哪个部门电话的话费最多，通话最长的达到几分钟。其次，加强信息费的查处力度。对于信息台的电话费，一经发现，要严格处理，追究到人，并根据情况给予罚款。最后，实行定期通报制度。为了体现公平，公正，保护大多数人的利益，科室每月要通过开例会或者开科务会等形式，向全体科员通报上月电话费情况，让大家做到“打的有数”。也在一定程度上避免了不自觉拨打私人电话，加强科室成员的互相监督。 
第三，就员工而言，要不断提高全院职工的节约意识。因为医院是大家的医院，作为医院的行政科室，因为本身不直接创造收入，所以“省的就是赚的”。提高行政科室人员的综合素质，倡导大家的节约行为，严禁浪费。 
通过上述整改措施，行政科室的话费明显减少，每部电话日平均通话时间由原先的20 min下降到不足15 min。尤其是日通话时间超过30 min以上的科室，例如教务处、设备科等科室，话费显著降低。 
感言 
管理无小事。细节是一种品质，小事是大事的根源。“细节决定成败”。企业里最难解决的问题，往往是从最容易解决的地方找到突破口；企业之所以能取得大的成就，往往是关注了细节的完善。因此，高明的管理者看起来“似乎”总是在关注细节的管理而不太注重大的环节，但正因为细节的完善而最终成就了企业的壮大和辉煌。对于医院的管理者来说，如果能够在把握好医院前进方向的同时，在细节上注重管理，那么也能节省一笔不小的费用。美国科罗拉多州千年不倒的古树最终毁于蝼蚁的慢慢侵蚀；西方的一颗马掌灭掉了一个不可一世的国家；众所周知的泰坦尼克号的沉没，竟缘于一颗品质低劣的螺丝钉！“千里之堤，溃于蚁穴”。对于医院管理费用的控制，从现行机制、管理、核算入手，建立强有力的约束和监督机制，对管理费用进行综合治理，切实把管理费用控制在一个合理的水平。从水电费的节约、办公室纸张的节约等细节上入手，这也是医院精细化管理的一部分内容。