由于社会信息化的发展，社会对档案信息资源的需求日益增长。我国档案信息化经过近三十年的探索、发展，各个方面均取得了很大成绩。数字环境下档案工作的根本目标是最大限度地满足社会对档案的需求，而信息化所要追求的正是如何最大限度地利用数字网络等现代技术手段来实现档案工作的根本目标。医院档案记载了医院历史发展的过程，是医院管理工作中的一个重要组成部分。它关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此，加快医院档案信息化建设步伐是必由之路。
　　档案信息化是现代信息技术与档案工作相结合的产物，是档案部门运用信息技术对档案管理和提供服务，实现档案工作的现代化，提高工作效率。计算机是现代化管理手段不可缺少的工具，计算机储存量丰富而广泛，现代网络技术的快速发展，己经形成了融开放式与互动式为一体的信息网络环境，决定了医院的档案部门要借助计算机网络来完成一部分档案工作，即实现医院档案工作在网络环境下的可操作性。
　　纵观过去医院的档案管理，在没有实现档案信息化管理之前，医院室藏档案是用以纸张为主要的存储介质，只有少数的存储介质是磁带、影像带，黑白照片、彩色照片和部分电子文档资料。纸质文件很容易出现发黄、霉变、破损等问题，所以难以永久保存和备份。并且占用大量的空间，随着数量的不断增加，这给本来就很紧张的医院仓储的费用和管理成本不断增加造成极大的浪费。
　　由于传统的档案管理以手工为主，当有关人员需反复查阅档案资料时，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的利用带来管理上的困扰。而且查询过程非常麻烦和困难，首先要查案卷目录，再查文件目录，然后再根据文件目录记录的档案号信息查档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续，这种传统的档案管理既耗时又耗力。
　　实现医院档案信息化后，医院建立了档案信息管理系统。它支持对纸质及多媒体等多种信息载体的档案进行数字化处理和转换，实现档案资源数字化采集及高效、规范的管理，利用档案信息管理系统提供了快捷、准确、安全的检索，加快了医院档案信息查询速度，实现医院档案信息的彻底数字化。通过各种网络平台，实现档案信息资源的科室与科室之间、科室与院级管理部门之间、院级管理部门与市级管理部门之间及跨地区医院之间的档案信息资源共享，从而大大提高了医院信息资源的利用率，也为政府部门的数据统计和领导决策提供相应的信息资源，有利于医院决策层及时、准确的把握医院的营运状况和发展趋势，建立海量存储备份和灾难恢复系统，保障档案资源的原始性、安全性、可靠性、可用性。
　　医院是一个特殊的行业，医院的各项工作都离不开各种医疗信息的支持和各种管理制度的规范，而这些信息的储存和各项规章制度、操作流程都是医院档案资源的重要组成部分，必须严格管理。为使医院档案工作更上一个台阶，更好地利用档案信息化来为医院的各项医疗活动服务，笔者认为：首先要加强医院档案工作制度化建设。因为医院档案作为医疗工作实践的原始记录，影响到医院各项工作的顺利开展；其次要努力做好医院档案收集工作。通过医疗第一线切实了解文件材料的形成情况，从而确保资料收集的真实性和准确性；另外，还要认真学习计算机及网络知识，加快推进医院档案信息化建设步伐。档案信息化建设纳入医院整体信息化建设后，要不断满足医院长期发展的需要。要加大投入，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，科学规划、分步实施、循序渐进。要严格配置一整套方便可靠的检索系统，方便相关人员查阅档案信息快捷而准确。最后，积极做好医院档案开发利用工作。调整医院档案的服务方式，多层次地为整个社会提供信息，实现医院信息管理一体化，即医院档案、病案、图书资料、情报信息应实行一体化管理，并打破医院界限，实现医疗档案信息资源共享。
　　在保证医院档案信息化管理的同时，还要加强对医院档案的安全管理。应根据医院电子档案的密级级别，采取适宜的保密、防范措施。电子文件具有可重复性，载体无法固定，可以通过编辑修改而不留一点痕迹，很多鉴别文件原始凭证性的关键信息也易于被更改，因此，电子文件在原始凭证性辨别方面非常困难，一旦经恶意篡改后果将不堪设想，还可能由于不可避免的自然灾害，如机器故障、病毒等原因，极易造成电子档案的破坏和丢失。因此要建立、加密身份验证的保护措施，确保在传输、处理和提供利用过程中不会出现资料的变更，不会受到病毒等恶意程序的篡改，确保医院科研成果及其知识产权的安全。
　　针对医院科研的特点，在医院档案理工作中为如实反应医院科研活动及其成果，必须有针对性地实行纸质和电子文件双套归档。只有纸质文件的，如试验记载、取样调查、化验分析数据、会议资料等就只归档纸质文件；即有纸质文件，又有电子文件的，如上题论证报告、成果申报书、统计数据等就即要保存纸质文件，又要保存电子文件，即实现电子档案与纸质档案的同步管理。