（本文作者：广州脑科医院 谢赐业）
    在医院基建档案资料管理过程中,资料收集是最琐碎、最麻烦、同时又是最关键的一个环节,因为它牵涉面广、内容繁杂、时间跨度大,是基建档案资料管理的基础工作。因此,医院基建档案资料管理员必须抓紧抓好这个关键环节,具体应注意以下几个问题:
    1　明确工程档案资料收集范围
    要做好医院基建档案资料收集工作,就必须对工程档案资料的收集有一个明确的范围。总的来说,每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段,而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如,在工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理机构文件等;在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和监理总结等;在施工阶段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件等;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。不过,对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同。比如在广州市,估算总投资在3000万元以上的市统筹项目,就要委托有相应资质的工程咨询机构编制项目可行性研究报告;估算投资在5000万元以上的市统筹项目,就要实行工程代建制,而一般规模比较小的项目就没有这些程序。又比如住院楼工程项目,除了土建、水电、照明、消防、通讯、信息系统等之外,还需要中心供氧、负压、对讲等设备带系统。所以,在订立档案资料收集范围时,建设单位的资料员要事先了解清楚工程项目的规模和使用功能等情况,以便在资料收集和汇总时做到心中有数,同时对照有关文件要求,列出必须收集的档案资料清单,并把清单印发到各有关单位和部门。
    2　落实好档案资料收集的责任
    每一个工程项目都会牵涉多个单位和医院内部多个部门(科室) 。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务,所以必须落实好各单位、各部门的责任。在工程准备阶段,大量的文件是由医院即建设单位收集,但到了施工阶段,就会牵涉到不同的施工单位。如果建设项目是实行总承包的,需由各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料,然后交总承包单位汇总、整理。如果建设项目由甲方分别向几个单位发包的,应由各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料,并直接交甲方汇总、整理。在监理方面,监理单位理所当然地负责收集、整理和监理有关的档案资料。在竣工验收阶段,是资料收集的重要时期,各单位、各部门大部分资料都集中在这个阶段汇总,院方资料管理员要对照清单加以收集,对所缺资料要及时催收。
    此外,为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按范围收集齐全,建设单位还应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任。
    3　指导好各施工单位和部门进行资料收集、整理工作
    一般来说,较大的工程项目其施工单位的管理都比较规范,他们都会配备专职的档案资料管理员。但是,医院建设大项目毕竟不多,更多的是一些中小项目和维修项目,而这些小项目往往是由一些挂靠公司承包,这些小公司为了节约成本,很少有专职档案资料管理人员专门从事资料收集工作,大多是由施工员兼资料管理员,他们对档案资料管理既不很熟悉,又不大重视。因此,建设单位的档案资料管理员一定要在工程开工前,对各有关单位的资料管理人员进行资料管理责任交底,必要时进行简要的技术讲解,提醒注意事项。我院就曾遇到过以下情况,某施工单位派驻工地的施工员(兼资料管理员) ,在责任交底时,该施工员由于对资料管理的时限性和重要性认识不足,对我院档案资料管理员提出的要求有点不以为然,结果在工程竣工后很长时间都没有向我院提交该收集的资料,甚至把部分消防产品生产合格证都丢失了,后来花了好长时间才把资料补齐,严重影响了工程项目质监验收。经此教训之后,我们对以后的建设项目特别注意做好施工单位的资料收集整理的指导工作,除了印发资料收集范围和清单之外,还要求施工单位备有存放资料的文件柜,用不同的文件盒分门别类把不同时期的资料保存下来,定期进行整理。医院的资料管理员还定时到工地办公室检查资料收集整理情况,发现问题及时纠正。
    4　充分利用IT技术进行基建档案现代化管理
    随着信息技术的发展,电子文件作为一种新型的信息载体已越来越多地出现在基建档案领域(如设计图、三维效果图等) ,以磁性材料和光学材料为载体的电子文档将逐步替代传统的纸质档案载体,运用IT技术进行档案现代化管理具有占用空间小、储备信息量大、应用能力强、转输速度快等特点,能及时、大量地提供档案信息,提高工作效率,是档案管理史上的一大突破。对此,作为医院基建档案管理工作者应有足够的认识,如果条件允许,最好能利用医院既有的信息系统,减少重复投资。
    5　小结
    随着医院规模不断扩大和硬件水平的不断提升,医院基建档案的管理也越来越体现它的重要性。基建档案管理的好坏直接关系到医院整体建设和维修改造的速度、成本,甚至影响到建筑安全,是医院基建管理中长期而重要的工作任务。作为建设单位的基建档案工作者应充分认识到基建档案资料管理工作的重要性,认真履行职责,在资料收集这个关键环节中充分发挥主观能动性和工作积极性,严格把好资料汇总关,并进行必要的归类,如按内容分为综合用房、业务用房、辅助用房、生活用房等。同时,基建档案管理员还要不断学习档案管理新知识、新技术,更好地把各种现代化手段运用到医院基建档案资料管理中去。