行政人事档案管理办法
提交者：jiuding
发表时间：2010-1-12
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1、目的
为规范医院档案管理，加强档案控制，提高档案利用率，并确保医院机密，保障医院的利益，特制定本办法。
2、范围
适用于与医院资料管理有关的部门及人员。
3、职责
3．1行政人事部负责档案室的管理。
3．2档案室档案管理员负责医院行政人事资料管理，同时，对各涉及资料的人员进行工作指导。
4、具体管理办法
4．1 资料分类
4．1．1行政资料，包括各种证书资质原件、报表、行政支出费用统计、行政合同、房屋、车辆、固定资产资料、医院规章制度、通知、会议纪要和其他行政资料。
4．1．2组织资料，包括医院营业执照、印章、医院章程、会议决议，重要岗位责任书，法律诉讼资料等。
4．1．3各类管理、技术书籍、杂志、光盘等资料。
4．1．4其它资料。
4．2资料存档
4．2．1各部门相关资料应定期存档，存档文件一般为原文或原件。
4．2．2整理周期较长，使用频繁的资料，可以以1年为周期存档，但不得迟于次年第一季度末。
4．2．3整理周期较短，使用较为频繁的资料，如固定资产统计资料、医院通知、会议纪要等资料，应按季度进行存档，存档时间不迟于次季度首月30日。
4．2．4按月进行统计的资料，如各种月报表、行政收支费用等应按月进行存档，存档时间最迟于次月30日。
4．2．5绝密文件及其他临时性资料应随时存档，如资质文件、对帐单、诉讼资料、固定资产附带资料、重要行政合同、书籍等，应随时存档，存档时间不迟于15天。
4．2．6各部门应自觉主动按期将资料存档，档案室应按部门建立《目录台帐》，按时催要各类资料；资料存档时，管理员应注意检查资料真伪是否齐全，有无相关部门负责人签字。存档时，档案室应开具《档案室移交清单》，交存档人留存。
4．3资料管理．
4．3．1档案室内应保持干燥通风，安全、消防设施齐备，一般人员不得随意出入。档案管理员应定期对档案室进行整理，保持室内整洁。
4．3．2档案管理员应将资料分类存放，进行存档编号，做好《目录台帐》，以方便查阅。
4．3．3公司资料应分为”受控”和”非受控”两大类，管理员应严格“受控”文件管理。
4．3．4档案室和各部门应建立《管理台帐》，各部门在存档和借用时，应持部门《管理台帐》与档案室《管理台帐》相互签字。
4．3．5档案室每半年应持《管理台帐》对各部门资料借用、领用情况进行核对，要每季度末核对一次。
4．4资料保密
4．4．1医院资料按密级可分为绝密、机密、秘密和一般四个等级；
A．属医院绝密资料的有：
a)．医院的资金情况
b)．医院的利润率
c)。医院的预算、决算
D．属于公司机密资料的有
a)．医疗成本
b)．外购药品进货渠道、价格
属于医院秘密资料的有
a)．医院员工名单、家庭地址、电话
b)．未公开的人事安排
c)．医院员工的收入
4．4．2绝密级、机密级的资料限于总经理、院长、财务部门等相关人员使用。
4．4．3秘密级的资料限于总经理、院长、行政人事部等相关人员使用。
4．4．4查阅人事档案，必须经总经理批准(总经理不在时，可由院长代批)，在档案室内查阅，不得带出室外。如确需带出，须经总经理特别批准，并查清外带页数，签字备查。严禁涂改、勾划、撤换档案材料，不得向无关人员泄漏档案内容。
4．4．5对借用的档案必须妥善保管，不得交无关人员翻阅。
4．4．6对从档案中摘抄的材料，要进行认真的校对签字，禁止往记录本上摘抄或拍摄人事档案材料。
4．4．7复制绝密、机密资料须经董事长批准，复印秘密级资料须经人力资源部总监批准，档案室掌握。
4．4．8升降密级、解除密级的工作每年进行一次，由总经理批准。
4．5资料领用发放及收回
4．5．1资料领用者应经相关主管部门负责人审批，持有关申请批复或通知到档案室领取，领用时应持部门《管理台帐》。
4．5．2生产用图和工艺文件的领用由技术部统一进行，领用时应持部门《管理台帐》，技术部在发放图纸时，也需办理借用手续，并于每季度末对图纸和工艺文件进行整理。
4．5．3资料发放时，应经相关主管部门负责人审批或通知，同时在双方《管理台帐》上做好记录。
4．5．4资料持有人在离职时、岗位调动时，管理员应根据《管理台帐》做好资料回收I作并进签回记录。
4．5．5资料持有人因资料严重破损应需更改时，应填写《资料作废申请》、经相关部门领导人批准后，持原资料到档案室更换。更换时，应在双方《管理台帐》上做好记录。
4．6资料的借用、复制。
4．6．1任何人不得在借用资料上乱涂画改，不准将公司资料私自外借，不得私自复制医院资料。
4．6．2各部门借用、复制资料应由各部门负责人或负责人指定专人进行，不得随意调阅，借用医院资料。
4．6．3任何人不得调阅、借用和复制非相关部门人员的人事档案、薪资记录；任何人不得调阅其本人的人事档案。
4．6．4每年年底前，档案室应全部收回外借资料，包括各类资料、图书。
4．6．5资料的作废与销毁
4．6．6档案管理员应定期清整所有失效或作废资料，报行政人事部批准后盖”作废”印章，单独存放。
4．6．7需要销毁的资料，应由行政人事部或档案室填写．《资料销毁申请》，经相关部门确认后报总经理批准销毁。
6、相关表式
6．1《目录台帐》
6．2《档案室移交清单》
6．3《图样及技术文件移交登记表》
6．4《档案室借用资料清单》
6．5《资料销毁申请》
6．6《资料作废申请》
6．7《管理台帐》
为规范医院档案管理，加强档案控制，提高档案利用率，并确保医院机密，保障医院的利益，特制定本办法。
2、范围
适用于与医院资料管理有关的部门及人员。
3、职责
3．1行政人事部负责档案室的管理。
3．2档案室档案管理员负责医院行政人事资料管理，同时，对各涉及资料的人员进行工作指导。
4、具体管理办法
4．1 资料分类
4．1．1行政资料，包括各种证书资质原件、报表、行政支出费用统计、行政合同、房屋、车辆、固定资产资料、医院规章制度、通知、会议纪要和其他行政资料。
4．1．2组织资料，包括医院营业执照、印章、医院章程、会议决议，重要岗位责任书，法律诉讼资料等。
4．1．3各类管理、技术书籍、杂志、光盘等资料。
4．1．4其它资料。
4．2资料存档
4．2．1各部门相关资料应定期存档，存档文件一般为原文或原件。
4．2．2整理周期较长，使用频繁的资料，可以以1年为周期存档，但不得迟于次年第一季度末。
4．2．3整理周期较短，使用较为频繁的资料，如固定资产统计资料、医院通知、会议纪要等资料，应按季度进行存档，存档时间不迟于次季度首月30日。
4．2．4按月进行统计的资料，如各种月报表、行政收支费用等应按月进行存档，存档时间最迟于次月30日。
4．2．5绝密文件及其他临时性资料应随时存档，如资质文件、对帐单、诉讼资料、固定资产附带资料、重要行政合同、书籍等，应随时存档，存档时间不迟于15天。
4．2．6各部门应自觉主动按期将资料存档，档案室应按部门建立《目录台帐》，按时催要各类资料；资料存档时，管理员应注意检查资料真伪是否齐全，有无相关部门负责人签字。存档时，档案室应开具《档案室移交清单》，交存档人留存。
4．3资料管理．
4．3．1档案室内应保持干燥通风，安全、消防设施齐备，一般人员不得随意出入。档案管理员应定期对档案室进行整理，保持室内整洁。
4．3．2档案管理员应将资料分类存放，进行存档编号，做好《目录台帐》，以方便查阅。
4．3．3公司资料应分为”受控”和”非受控”两大类，管理员应严格“受控”文件管理。
4．3．4档案室和各部门应建立《管理台帐》，各部门在存档和借用时，应持部门《管理台帐》与档案室《管理台帐》相互签字。
4．3．5档案室每半年应持《管理台帐》对各部门资料借用、领用情况进行核对，要每季度末核对一次。
4．4资料保密
4．4．1医院资料按密级可分为绝密、机密、秘密和一般四个等级；
A．属医院绝密资料的有：
a)．医院的资金情况
b)．医院的利润率
c)。医院的预算、决算
D．属于公司机密资料的有
a)．医疗成本
b)．外购药品进货渠道、价格
属于医院秘密资料的有
a)．医院员工名单、家庭地址、电话
b)．未公开的人事安排
c)．医院员工的收入
4．4．2绝密级、机密级的资料限于总经理、院长、财务部门等相关人员使用。
4．4．3秘密级的资料限于总经理、院长、行政人事部等相关人员使用。
4．4．4查阅人事档案，必须经总经理批准(总经理不在时，可由院长代批)，在档案室内查阅，不得带出室外。如确需带出，须经总经理特别批准，并查清外带页数，签字备查。严禁涂改、勾划、撤换档案材料，不得向无关人员泄漏档案内容。
4．4．5对借用的档案必须妥善保管，不得交无关人员翻阅。
4．4．6对从档案中摘抄的材料，要进行认真的校对签字，禁止往记录本上摘抄或拍摄人事档案材料。
4．4．7复制绝密、机密资料须经董事长批准，复印秘密级资料须经人力资源部总监批准，档案室掌握。
4．4．8升降密级、解除密级的工作每年进行一次，由总经理批准。
4．5资料领用发放及收回
4．5．1资料领用者应经相关主管部门负责人审批，持有关申请批复或通知到档案室领取，领用时应持部门《管理台帐》。
4．5．2生产用图和工艺文件的领用由技术部统一进行，领用时应持部门《管理台帐》，技术部在发放图纸时，也需办理借用手续，并于每季度末对图纸和工艺文件进行整理。
4．5．3资料发放时，应经相关主管部门负责人审批或通知，同时在双方《管理台帐》上做好记录。
4．5．4资料持有人在离职时、岗位调动时，管理员应根据《管理台帐》做好资料回收I作并进签回记录。
4．5．5资料持有人因资料严重破损应需更改时，应填写《资料作废申请》、经相关部门领导人批准后，持原资料到档案室更换。更换时，应在双方《管理台帐》上做好记录。
4．6资料的借用、复制。
4．6．1任何人不得在借用资料上乱涂画改，不准将公司资料私自外借，不得私自复制医院资料。
4．6．2各部门借用、复制资料应由各部门负责人或负责人指定专人进行，不得随意调阅，借用医院资料。
4．6．3任何人不得调阅、借用和复制非相关部门人员的人事档案、薪资记录；任何人不得调阅其本人的人事档案。
4．6．4每年年底前，档案室应全部收回外借资料，包括各类资料、图书。
4．6．5资料的作废与销毁
4．6．6档案管理员应定期清整所有失效或作废资料，报行政人事部批准后盖”作废”印章，单独存放。
4．6．7需要销毁的资料，应由行政人事部或档案室填写．《资料销毁申请》，经相关部门确认后报总经理批准销毁。
6、相关表式
6．1《目录台帐》
6．2《档案室移交清单》
6．3《图样及技术文件移交登记表》
6．4《档案室借用资料清单》
6．5《资料销毁申请》
6．6《资料作废申请》
6．7《管理台帐》
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